采购企业如果是长期稳定的采购行为，应该和供应商建立合格供应商管理关系，签订相关文件和合同。如果出现延迟交货、缺货、货损、质量瑕疵可以依据合同约定处理。
如果不是上述情况，应按照采购合同中的约定处理。
一般来说采购企业应做好验货手续，有专人对采购物资进行验收，发现包装破损、变形、件数和运单不一致应拒绝收货，并和供应商当即联系商定后续操作。在这个环节发现问题，有物流公司的第三方参与，相对更好处理和取证。如有必要可拍照取证，并要求物流公司协助解决。
对于已经收货使用中发现缺货的，要分别情况解决。对于客观无法现场清点的，可以继续和供应商沟通补货。而其他情况就很难向供应商索赔了。
对于使用中发现的质量问题，可以采取必要的取证手段，保留残次件，对于存在使用环境要求的应该同步保留相关使用环境证据，并据此向供应商索赔。
采购环节的索赔核心依据是双方的采购合同，以及合同中的相关技术标准、检验标准的附件。合同规定的越详细，标准越明确，索赔和处理越简单越快速，对双方都有利。
产品质量出了问题，采购如何更好的与供应商沟通解决
协同供应商就产品的特殊特性、最容易出现问题的地方先做了解与安排。 第一步：充分沟通 充分沟通的目的，首先是确保供应商准确无误的理解采购内容，包括型号、色泽、数量、质量要求、供货进度等等。怎么确保？文字记录。 其次，充分沟通，还有起到责任区分的重要作用。 这里做个解释，说明一下站在老板的角度是怎样区别责任： 抛开道德层面，老板通常从责任心、业务水平两个方面评判员工。交待一个工作给下级，下级是否执行，是责任心问题；执行顺利与否，是水平问题。 当采购出错被老板训的时候，会把错误归为水平问题：我不是做了吗？怎么说我没做呢？我都说了啊，供应商自已听错了呀，我只是少打了个电话，供应商没有做好而已，又不是我做我有什么办法？我还是很负责的，我好伤心好委屈啊，我这么辛苦的加班加点，这老板真它吗不是人。 这就是老板与员工在思维上的差异。在老板看来，没做好就等于没做，因为结果摆在那里。所以为什么员工有时会觉得委屈，概莫如此。 与供应商的沟通一定要充分并形成文字记录，既然是沟通，就切忌将自已的主观意识强加给供应商：被采购强X的供应商会在长时间内记恨在心，在适当的时候会报复，这是多年血的教训。 供应商本身的主观意愿一定是想按时做好交货，所以协商时，要善于引导供应商积极配合。 采购本身应该不易出错，但实际工作中却经常挨训，为什么？很多时候就是被以为害了。与供应商打交道，最忌以为两字。采购出错，很多时就犯在以为上，以为他听懂了、以为他收到了、你以为他知道、他以为你知道、以为没有问题、以为不会出事、以为能按时交货，不是吗？一解释起来，全是以为。就是没有确认，最终不能确定，怎么讲也讲不清。如此一来，采购把责任往哪去推？只有往供应商那推，供应商会买账吗？供应商会不恨你吗？ 人和人打交道，就是沟通。而充分有效的沟通，才能保证主观上出错的几率最低。把能讲的事讲完讲到位，并形成双方确认的书面记录，出了事，是谁犯错一目了然，采购能出什么差错？这时采购的责任可以推个一干二净，这是采购的第二层保护壳。